• Aż 67 proc. badanych menedżerów rozważało odejście z pracy z powodu chaotycznych lub nadmiernie skomplikowanych procesów.
  • Co piąty respondent, dokładnie 22 proc., faktycznie zrezygnował z pracy z tego powodu.
  • Prawie połowa menedżerów poświęca na dodatkowe zadania administracyjne ponad pięć godzin tygodniowo.

Chaos administracyjny odciąga menedżerów od najważniejszych zadań

Aż 70 proc. badanych uważa, że nadmiar biurokracji i papierologii uniemożliwia im zajmowanie się zadaniami, które powinny być najważniejszą częścią ich pracy. Chodzi przede wszystkim o planowanie strategiczne, podejmowanie decyzji, kierowanie zespołami oraz rozwijanie relacji z klientami.

Skutki odczuwają również całe organizacje. Trzech na czterech menedżerów przyznaje, że nadmierna liczba obowiązków administracyjnych prowadzi do błędów i opóźnień. Co czwarty respondent wskazuje, że podobne problemy pojawiają się bardzo często.

Biurokracja wpływa także na kondycję psychiczną pracowników. Stres związany z nadmiarem procedur odczuwa 48 proc. badanych. Kolejne 38 proc. wskazuje na frustrację, a 29 proc. przyznaje, że niepotrzebne obowiązki administracyjne działają na nich demotywująco.

Tomasz Wykowski, Country Manager Factorial w Polsce, zwraca uwagę, że kosztów nie należy liczyć wyłącznie na podstawie czasu poświęconego na wypełnianie dokumentów:

„Jeżeli taki sposób pracy staje się codziennością, firma płaci podwójnie: najpierw niższą produktywnością, a później frustracją i odejściami ludzi, których najtrudniej zastąpić”.

Ponad pięć godzin tygodniowo na dodatkowe obowiązki

Prawie połowa ankietowanych menedżerów, dokładnie 46 proc., przeznacza ponad pięć godzin tygodniowo na zadania administracyjne niezwiązane bezpośrednio ze swoją główną rolą.

Gdyby mogli odzyskać ten czas, 57 proc. badanych wykorzystałoby go na pracę strategiczną. Kolejne 42 proc. przeznaczyłoby go na szkolenia i rozwój, 32 proc. na budowanie relacji z klientami, a 27 proc. na lepsze kierowanie zespołem.

Oznacza to, że dodatkowe procedury nie tylko obniżają bieżącą produktywność. Mogą również ograniczać rozwój pracowników, utrudniać pozyskiwanie klientów i pogarszać sposób zarządzania zespołami.

Skala problemu staje się jeszcze wyraźniejsza po zakończeniu formalnego dnia pracy. Aż 65 proc. menedżerów przyznaje, że z powodu nadmiaru zadań administracyjnych zdarzało im się pracować w czasie wolnym. Ponad jedna trzecia, czyli 37 proc., musiała z tego powodu odwołać prywatne plany.

W przypadku 30 proc. respondentów obciążenie pracą administracyjną doprowadziło do napięć w relacjach z bliskimi. Granica pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym zostaje więc zatarta przez zadania, które często nie wymagają specjalistycznej wiedzy menedżera.

22 proc. menedżerów odeszło z pracy przez biurokrację

Najpoważniejszym skutkiem chaosu administracyjnego jest utrata pracowników. Aż 67 proc. uczestników badania rozważało odejście z pracy z powodu procesów, które były chaotyczne, powolne lub nadmiernie skomplikowane.

Dla 22 proc. nie skończyło się jedynie na rozważaniach. Respondenci faktycznie zrezygnowali z pracy, wskazując nadmiar biurokracji jako przyczynę swojej decyzji.

Odejście doświadczonego menedżera oznacza dla firmy konieczność znalezienia następcy, przeprowadzenia rekrutacji i wdrożenia nowej osoby. Pojawiają się również koszty związane z utratą wiedzy o organizacji, relacji z klientami oraz ciągłości zarządzania zespołem.

Wyniki pokazują, że nieefektywne procesy administracyjne mogą stać się jednym z elementów wpływających na rotację pracowników. Problem dotyczy przy tym osób na stanowiskach kierowniczych, których zastąpienie bywa szczególnie trudne i kosztowne.

Sztuczna inteligencja nie wystarczy bez uproszczenia procesów

Firmy coraz częściej próbują ograniczać biurokrację za pomocą nowych technologii. Trzech na czterech ankietowanych menedżerów korzysta z dużych modeli językowych, takich jak ChatGPT lub Gemini.

Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana przede wszystkim do analizy danych, co wskazało 57 proc. respondentów. Kolejne 48 proc. używa jej do przygotowywania raportów, a 47 proc. do zarządzania korespondencją.

W wielu przedsiębiorstwach są to jednak działania podejmowane indywidualnie przez pracowników, bez wspólnej strategii i koordynacji. Samo dodanie kolejnej aplikacji nie musi więc zmniejszyć obciążenia. Może wręcz zwiększyć liczbę wykorzystywanych narzędzi i dodatkowo skomplikować obieg informacji.

Według Factorial skuteczna cyfryzacja powinna rozpoczynać się od uproszczenia procesu, a dopiero później obejmować automatyzację powtarzalnych czynności. Technologia ma w ten sposób oddawać menedżerom czas potrzebny na ocenę sytuacji, podejmowanie decyzji oraz bezpośrednią pracę z ludźmi.

Badanie objęło 206 liderów wyższego szczebla

Raport Factorial łączy wyniki badania przeprowadzonego w marcu 2026 roku wśród 206 liderów wyższego szczebla z zagregowanymi danymi operacyjnymi 15 tys. przedsiębiorstw korzystających z platformy.

Ankietowani pracowali w firmach zatrudniających od 50 do 1000 osób. Wyniki opisują więc doświadczenia konkretnej grupy menedżerów i nie powinny być automatycznie odnoszone do wszystkich pracowników lub wszystkich przedsiębiorstw.

Pokazują jednak, że chaos administracyjny może być realnym problemem kadrowym. Jeżeli procedury odbierają osobom zarządzającym czas na podejmowanie decyzji i pracę z zespołem, firma może zapłacić za to spadkiem efektywności, rosnącą frustracją oraz utratą doświadczonych pracowników.

Czytaj także:

Rosyjscy oligarchowie stracili 41,8 mld dolarów. Ich fortuny topnieją coraz szybciej

Co trzecia rodzina kłóci się o rachunki. Tylko 7 proc. oszczędza na przyszłość dzieci

Ile naprawdę zarabiają Polacy? Wynagrodzenia spadają, rośnie rozwarstwienie