Jak wystawić fakturę?

Faktura dokumentuje dokonaną transakcję, pozwala uwiarygodnić i rozliczyć ją w zakresie opodatkowania VAT. Ministerstwo Finansów wydało w piątek 5 kwietnia 2019 r. instrukcję, jak poprawnie wystawić fakturę.

Obowiązek fakturowania dotyczy generalnie wszystkich podatników, dokonujących na rzecz innych podatników dostaw towarów lub usług. Zobowiązanymi do wystawiania faktury nie są podatnicy zwolnieni z tego obowiązku podmiotowo, lub świadczący usługi albo sprzedający towary a czynności te podlegają zwolnieniu przedmiotowemu. Niemniej wskazane zwolnienia nie mają zastosowania, jeśli wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż zażąda nabywca. Przepisy przewidują również sytuacje, gdy wystawcą faktury będzie nabywca, np. w konieczności udokumentowania zaliczek, płatności dokonanych przed dostawą towaru.

W instrukcji podano niezbędne, minimalne wymogi co do elementów, jakie musi zawierać faktura:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową – wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT – wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług lub przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, wskazanie podstawy prawnej zwolnienia,
20. w przypadku dostawy towarów w postępowaniu egzekucyjnym – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych), liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych);
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24. w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony

kodem PL,

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby

podatku od wartości do-danej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod

stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa

członkowskiego.

To jednak nie wszystkie niezbędne dane, jakie muszą zostać ujawnione na fakturze. O konieczności zamieszczenia innych, dodatkowych danych decyduje bowiem typ świadczonych usług lub rodzaj sprzedawanego towaru.

Ministerstwo Finansów przypomina, że to na podatnikach ciąży obowiązek zapewnienia rzetelności faktury. Doradza w tym zakresie przeprowadzenie je audytu, czyli analizy dokumentów źródłowych, od np. formularzy zamówienia do ostatecznego ujęcia transakcji w rocznym sprawozdaniu finansowym.

Redakcja Portalu Skarbiec.biz