Ewidencja wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej

Ewidencja wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej

Ewidencja wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów akcyzowych, zobowiązani są do prowadzania ewidencji tych wyrobów. Jeden z takich przedsiębiorców wystąpił do organu podatkowego z zapytaniem, czy wymogi tego zobowiązania spełni ewidencja prowadzona w formie elektronicznej z wykorzystaniem komputerowego programu.

Zgodnie z art.  138c. ustawy o podatku akcyzowym:

  1. Ewidencję wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo prowadzą:

1) zarejestrowany odbiorca, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca;

2) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe wymienione w załączniku nr 2 do ustawy, znajdujące się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej na terytorium kraju;

3) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy, które są objęte na terytorium kraju stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.

  1. Przedstawiciel podatkowy prowadzi ewidencję nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych dostarczanych na terytorium kraju przez sprzedawcę, którego jest przedstawicielem.

Zarejestrowana dla celów podatku akcyzowego spółka, której głównym przedmiotem działalności jest obrót wyrobami akcyzowymi, dokonuje m.in. ich wewnątrzwspólnotowych nabyć celem dalszej odsprzedaży. Jako zobowiązana na podstawie art. 138c ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o podatku akcyzowym do prowadzenia ewidencji wewnątrzwspólnotowych nabyć wyrobów akcyzowych, zamierza prowadzić ją w formie elektronicznej, za pośrednictwem napisanego w języku programowania systemu. System ten będzie oparty o skonfigurowane w odpowiednim formacie pliki i bazę danych, która gromadzić będzie wymagane przepisami informacje. Wszystkie makra oraz zakładki zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już do bazy, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Dane uzupełniane będą poprzez powiązany z bazą plik w odpowiednim formacie. Jakakolwiek próba dostępu do bazy danych przez użytkownika nieuprawnionego uprzednio przez administratora, zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich.

Czynności, jakie w bazie danych będzie mógł podejmować użytkownik za pośrednictwem swojego interfejsu będą następujące:

a) dodawanie wpisów w zakresie wymaganym przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej, w szczególności rozporządzenie ws. ewidencji;

b) korygowanie wpisów już dokonanych – niemożliwym będzie trwałe usunięcie wpisów w ewidencji, natomiast możliwa będzie korekta wpisów już istniejących, z tym że zastosowane makra oraz programowanie spowodują, iż będzie możliwy podgląd wpisów w brzmieniu przed ich korektą, wskazana będzie data dokonania korekty, jej przyczyna oraz osoba użytkownika, który jej dokonał;

c) wgląd w treść dokonywanych wpisów poprzez wygenerowanie raportu (podglądu ewidencji) według zdefiniowanych kryteriów, wygenerowanie raportu w odpowiednim formacie oraz jego wydrukowanie.

Przedsiębiorca będzie mógł drukować z tego systemu wpisy i raporty z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane okresy (dni, miesiące, lata), w porządku chronologicznym. Każde uruchomienie i zamknięcie Interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej ewidencji w określonej lokalizacji sieciowej. Niemożliwa będzie ingerencja w dane zapisane w jej kopii zapasowej. Program będzie posiadać pisemną instrukcję obsługi, a dodatkowa jego konfiguracja, stosowane algorytmy i makra będą zgodne z tą instrukcją.

Spółka zapytała organ podatkowy, czy taka ewidencja, prowadzona w formie elektronicznej, spełniać będzie wymogi § 9 ust. 1-3 rozporządzenia ws. ewidencji? A zgodnie z tymi przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2019, poz. 2534):

  1. Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.
  2. Dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów i raportów, o których mowa w § 7, w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

  1. Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w wydanej 20 listopada 2020 r. interpretacji indywidualnej stwierdził:

„… prowadzona przez Wnioskodawcę baza danych (…) będzie zapewniała w szczególności wgląd w treść dokonywanych wpisów, zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania, pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym oraz uniemożliwiała usuwanie wpisów, stwierdzić należy że w ocenie Organu prowadzona w powyższy sposób ewidencja będzie spełniać wymogi wskazane w § 9 ust. 1-3 rozporządzenia w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy” (sygn. 0111-KDIB3-3.4013.178.2020.1.MK).

Redakcja Portalu Skarbiec.biz

Oceń ten artykuł: