KSeF stał się jednym z najważniejszych tematów podatkowych dla przedsiębiorców w 2026 r. Firmy muszą dostosować fakturowanie do centralnego systemu, a największe obawy budzą sankcje, które od 2027 r. mogą sięgać nawet 100 proc. kwoty VAT wykazanej na fakturze.
- Kary za naruszenia obowiązków w KSeF mogą wynieść do 100 proc. VAT z faktury albo do 18,7 proc. należności ogółem przy fakturach bez VAT.
- Ministerstwo Finansów wskazuje, że administracyjne kary pieniężne będą nakładane dopiero za naruszenia od 1 stycznia 2027 r.
- Obowiązek wystawiania faktur w KSeF działa etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych firm.
KSeF z karami od 2027 r. Firmy boją się skali sankcji
Temat kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur wrócił po publikacjach o interpelacji poselskiej i obawach organizacji pracodawców. Jak opisuje Forsal.pl, przedsiębiorcy alarmują, że sankcje przewidziane za naruszenia obowiązków systemowych mogą być zbyt wysokie i szczególnie dotkliwe dla mniejszych firm.
Najmocniej działa liczba: do 100 proc. VAT z faktury. Z oficjalnych wyjaśnień KSeF wynika, że zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku kara może wynieść do 18,7 proc. kwoty należności ogółem, co potwierdza sekcja najczęstszych pytań na stronie KSeF.
Ministerstwo Finansów podkreśla jednak, że nie chodzi o automatyczne karanie za każdą pomyłkę w okresie wdrożeniowym. Według oficjalnych informacji pieniężne sankcje mają być nakładane dopiero za naruszenia dokonane od 1 stycznia 2027 r. Bieżący rok ma pozwolić podatnikom poznać zasady działania systemu bez ryzyka kary za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF.
Kto już musi korzystać z KSeF?
Obowiązkowy KSeF został wprowadzony etapowo. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął od 1 lutego 2026 r. podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów korzystających z czasowego odroczenia, co opisano w oficjalnej sekcji zakresu obowiązkowego KSeF.
Wyjątek dotyczy firm, których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 tys. zł brutto. Tacy podatnicy do końca 2026 r. nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. system ma obejmować również tę grupę.
Ważne jest też to, że obowiązek odbierania faktur w KSeF funkcjonuje od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet firmy, które później zaczęły wystawiać faktury przez system, musiały przygotować się na odbiór dokumentów z KSeF już wcześniej.
2026 r. jako okres przejściowy
Resort finansów konsekwentnie przedstawia 2026 r. jako czas adaptacji. W komunikacie o drugim etapie wdrożenia systemu Ministerstwo Finansów wskazało, że „za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu”. Słowa te wypowiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej, cytowany na stronie Krajowego Systemu e-Faktur.
To nie znaczy, że przedsiębiorcy mogą odkładać wdrożenie na ostatni moment. Rok przejściowy ma ograniczyć ryzyko kar administracyjnych za błędy związane z systemem, ale firmy nadal muszą przygotować procesy fakturowania, obieg dokumentów, uprawnienia użytkowników, integracje z księgowością i procedury awaryjne.
KSeF zmienia nie tylko format faktury. Zmienia moment jej wystawienia, sposób doręczania dokumentów, zakres kontroli nad uprawnieniami, obieg korekt i współpracę z biurem rachunkowym. W praktyce błąd techniczny może szybko stać się błędem podatkowym albo organizacyjnym.
Za co mogą grozić kary?
Największe ryzyko od 2027 r. będzie dotyczyć sytuacji, w których firma mimo obowiązku wystawi fakturę poza KSeF, zrobi to niezgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej albo nie prześle faktury do systemu w wymaganym terminie w trybach przewidzianych na sytuacje awaryjne.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest jednak rozróżnienie między błędem formalnym a realnym nadużyciem. Ministerstwo Finansów wskazuje, że sam dokument wystawiony poza KSeF mimo obowiązku nie powoduje automatycznie, że czynność przestaje podlegać VAT. W oficjalnych odpowiedziach KSeF podkreślono też, że naruszenie obowiązku wystawienia faktury w systemie co do zasady obciąża wystawcę, a nabywca nie powinien być zmuszany do niemożliwej weryfikacji, czy sprzedawca prawidłowo użył KSeF.
To istotne dla obrotu gospodarczego. Gdyby każdy błąd sprzedawcy automatycznie uderzał w prawo nabywcy do odliczenia VAT, system generowałby ogromne ryzyko dla obu stron transakcji. Obecne wyjaśnienia MF mają ograniczyć tę niepewność, choć praktyka urzędów będzie kluczowa dopiero po rozpoczęciu realnego stosowania sankcji.
Dlaczego przedsiębiorcy alarmują?
Firmy obawiają się przede wszystkim tego, że maksymalne kary są bardzo wysokie w relacji do zwykłych błędów operacyjnych. Wystarczy wyobrazić sobie większą fakturę, awarię integracji, błędną procedurę w księgowości albo problem z uprawnieniami pracownika. Jeżeli system kar będzie stosowany sztywno, koszt pomyłki może być nieproporcjonalny do przewinienia.
Przedsiębiorcy zwracają też uwagę na koszty dostosowawcze. KSeF wymaga zmian w programach księgowych, systemach ERP, procedurach sprzedażowych, obiegu akceptacji faktur i współpracy z kontrahentami. W małych firmach problemem może być brak zaplecza IT, a w dużych skala integracji i konieczność przeszkolenia wielu osób.
Resort finansów odpowiada, że przepisy przewidują możliwość miarkowania kar oraz odstąpienia od sankcji w szczególnych przypadkach. To ważne, ale dla firm kluczowa będzie praktyka: czy urzędy będą rozróżniały incydentalny błąd od uporczywego omijania systemu.
Jak firmy powinny przygotować się przed 2027 r.?
Najrozsądniejsze podejście to potraktować 2026 r. jako próbę generalną. Firma powinna sprawdzić, kto wystawia faktury, kto je odbiera, kto ma uprawnienia w systemie, jak wygląda procedura korekt i co dzieje się przy awarii internetu, programu księgowego albo samego KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do obsługi systemu, w tym Aplikację Podatnika KSeF 2.0 oraz aplikację mobilną, co opisano w komunikacie o drugim etapie wdrożenia KSeF. To rozwiązanie może być wystarczające dla części mikrofirm, ale większe podmioty zwykle potrzebują integracji z własnymi systemami.
Przedsiębiorcy powinni też przejrzeć umowy z biurami rachunkowymi i dostawcami oprogramowania. KSeF wymusza odpowiedź na pytanie, kto odpowiada za wystawienie faktury, kto za jej wysłanie, kto za odczyt dokumentów i kto reaguje na błędy. Bez takich ustaleń łatwo o chaos, zwłaszcza gdy liczba faktur jest duża.
Czytaj także:
Praca w upale na nowych zasadach. Limity temperatur i nowe obowiązki dla firm
Gotówka znika z obiegu. W życie wejdą nowe ograniczenia
Fundusze inwestycyjne wracają do gry. Rekord aktywów i większy apetyt na ryzyko
