20 maja 2026 r. mija termin na roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. Obowiązek dotyczy części przedsiębiorców, którzy muszą wykazać rozliczenie w dokumentach ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień 2026 r. To także ostatni dzień na zapłatę składek za kwiecień oraz ewentualnej dopłaty wynikającej z rozliczenia rocznego.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej do 20 maja
Przedsiębiorcy mają dziś ostatni dzień na przekazanie do ZUS rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 r. Rozliczenia nie składa się jako osobnego formularza, ale w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 r. Jednoosobowa działalność wykazuje je w ZUS DRA, a przedsiębiorca opłacający składki także za inne osoby, np. pracowników lub zleceniobiorców, w raporcie ZUS RCA.
Jak wyjaśnia Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „takie roczne rozliczenie pozwala ustalić kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne” należnej za dany rok, na podstawie osiągniętych przychodów lub dochodów. W praktyce oznacza to, że po rocznym podsumowaniu może pojawić się dopłata albo nadpłata.
Termin 20 maja ma więc podwójne znaczenie. Do tego dnia trzeba nie tylko przekazać dokumenty z rocznym rozliczeniem, ale także opłacić składki za kwiecień 2026 r. oraz uregulować ewentualną niedopłatę składki rocznej za 2025 r.
Kogo dotyczy obowiązek rozliczenia
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej muszą złożyć osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które w 2025 r. podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczały działalność według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Obowiązek obejmuje również przedsiębiorców, którzy w 2025 r. zawiesili lub zakończyli działalność, ale choćby przez jeden dzień byli objęci ubezpieczeniem zdrowotnym. ZUS wskazuje też szczególny przypadek przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 r. i rozlicza się na zasadach ogólnych. Taka osoba również musi złożyć rozliczenie za 2025 r., aby ustalić składkę za styczeń 2026 r.
Rozliczenia nie muszą składać osoby, które miały zawieszoną działalność przez cały 2025 r. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy działalność została wznowiona w styczniu 2026 r., a przedsiębiorca rozlicza się na zasadach ogólnych.
Nadpłata albo dopłata. Co musi zrobić przedsiębiorca
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej może zakończyć się na trzy sposoby: brakiem różnicy, dopłatą albo nadpłatą. Jeśli z rozliczenia wynika niedopłata, przedsiębiorca powinien dopłacić brakującą kwotę razem ze składką za kwiecień 2026 r., najpóźniej do 20 maja.
Jeżeli pojawia się nadpłata, ZUS automatycznie tworzy wniosek o jej zwrot, czyli RZS-R. Dokument jest udostępniany na koncie płatnika w portalu eZUS dzień po złożeniu rocznego rozliczenia. Przedsiębiorca musi go jednak zweryfikować, wskazać rachunek bankowy, podpisać i odesłać do ZUS do 1 czerwca 2026 r.
Według danych podawanych przez Dziennik Gazetę Prawną, opartych na informacjach ZUS, do 14 maja 2026 r. kwota zwrotów przekroczyła 64,6 mln zł i trafiła do ponad 45,6 tys. płatników. Na kolejne wypłaty w wysokości ponad 105 mln zł oczekiwało 71,9 tys. płatników.
Zwrot nadpłaty nie zawsze trafi od razu na konto
ZUS zwróci nadpłatę, jeśli przedsiębiorca nie ma zaległości z tytułu składek ani nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Jeśli warunki są spełnione, Zakład ma czas na wypłatę nadpłaty do 3 sierpnia 2026 r.
Brak wysłania wniosku RZS-R nie oznacza utraty pieniędzy, ale zmienia sposób ich rozliczenia. Jeśli przedsiębiorca nie odeśle wniosku o zwrot, ZUS rozliczy nadpłatę na jego koncie do końca roku. Dla firm, które liczą na szybki wpływ środków na rachunek bankowy, kluczowy jest więc drugi termin: 1 czerwca 2026 r.
Praktyczne znaczenie ma także kontrola poprawności danych. Błąd w rocznym rozliczeniu może wpłynąć na wysokość dopłaty lub zwrotu, a w przypadku nadpłaty także na termin odzyskania pieniędzy.
Do kiedy można poprawić rozliczenie
Przedsiębiorca ma prawo skorygować roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. Jeżeli składa wniosek o zwrot nadpłaty, dokumenty korygujące powinien przekazać najpóźniej w dniu złożenia tego wniosku. Jeśli nie występuje o zwrot, korektę może złożyć do 1 lipca 2026 r.
W rozliczeniu za 2025 r. znaczenie mają także zmiany dotyczące sprzedaży składników majątku. ZUS wskazuje, że od 1 stycznia 2025 r. przy ustalaniu dochodu lub przychodu do wyliczenia podstawy składki zdrowotnej co do zasady nie uwzględnia się przychodów i kosztów związanych ze sprzedażą składników majątku, w tym środków trwałych. Jednocześnie przedsiębiorcy na skali podatkowej lub podatku liniowym mogą zdecydować, czy chcą takie przychody i koszty uwzględniać w rocznej podstawie wymiaru składki.
Dla przedsiębiorców dzisiejszy termin jest więc nie tylko formalnością. Od poprawnego rozliczenia zależy, czy trzeba będzie dopłacić składkę, czy można odzyskać nadpłatę. Firmy, które jeszcze nie wysłały dokumentów, powinny sprawdzić formę opodatkowania, kompletność danych w ZUS DRA lub ZUS RCA oraz ewentualną kwotę do zapłaty.
