Pracodawca wysyła pracownika w delegację? Oto jego obowiązki
[30.06.2016] Przedsiębiorca, który wysyła swojego pracownika w podroż służbową, niezwłocznie musi pamiętać o pięciu kluczowych elementach, jeżeli nie chce mieć problemów z urzędnikami.
1. Dyspozycyjność pracownika
W myśl Prawa Pracy pracodawca nie może nakazać podróży służbowej kobietom w ciąży i osobom opiekującym się dzieckiem do lat 4, bez ich wcześniejszej zgody na wyjazd. W przypadku pracowników opiekujących się małym dzieckiem konieczna jest ich zgoda w formie pisemnej. Pracodawca nie może wyciągać negatywnych konsekwencji w przypadku odmówienia udziału w delegacji. Pracownik sam ocenia swoją obecną sytuację zdrowotno-rodzinną i podejmuje odpowiednią dla siebie decyzję.
2. Dokumentacja podróży
Przebywanie w delegacji wymaga prowadzenia dokumentacji już od momentu wyrażenia zgody na wyjazd. Na początku konieczne jest wypełnienie odpowiedniego druku delegacyjnego. Podczas trwania podróży pracownik powinien dbać o zachowanie wszelkich dokumentów, które pozwolą mu po zakończonej delegacji poprawnie rozliczyć poniesione koszty.
3. Organizacja i koszty noclegów
Pracownik ma prawo ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych z tytułu noclegu. Podróż służbowa trwa często dłużej niż jeden dzień, co wymaga od pracownika organizacji miejsca hotelowego, itp. Zwrot kosztów może nastąpić tylko wtedy, kiedy pracownik posiada rachunki dokumentujące zapłatę za nocleg. W przypadku braku odpowiednich dokumentów pracownikowi przysługuje ryczałtowy zwrot kosztów, wynoszący 150% diety od noclegu.
4. Ustalenie środków transportu
Koszty poniesione przez pracownika w przypadku korzystania z komunikacji własnej lub zbiorowej powinny zostać rozliczone niezwłocznie po zakończeniu podróży. Warto przeanalizować wcześniej możliwości komunikacyjne, które ułatwią pracownikowi mobilność w delegacji. Na wniosek pracownika, pracodawca może udzielić mu zaliczki na pokrycie kosztów komunikacyjnych.
5. Rozliczenie diety i zwrot kosztów
Przysługujące pracownikowi wsparcie finansowe w postaci diety musi zostać obliczone zgodnie z ilością godzin, podczas których pracownik podróżował służbowo. Dieta nie przysługuje pracownikowi, który podczas delegacji miał zapewnione całodzienne wyżywienie. Odpowiednie udokumentowanie kosztów poniesionych przez pracownika podczas wykonywania obowiązków w podróży służbowej jest konieczne do końcowego rozliczenia delegacji.
Treści dostarcza: Kamil Sztandera, Podatnik.info
