Od dziś czeka nas nowa rzeczywistość w zakresie ochrony danych osobowych. W życie weszła unijna dyrektywa RODO, która oznacza największą od 21 lat zmianę w przepisach dotyczących danych osobowych. W praktyce w wyniku wprowadzenia tego rozporządzenia konieczna jest aktualizacja baz danych, włącznie z uzyskaniem nowych zgód. W przypadku dużych baz danych, zgody na przetwarzanie danych osobowych firmy mogą pozyskiwać np. za pomocą masowej wysyłki SMS.
Wszystkie firmy, które gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych mierzą się z wielkim wyzwaniem, jakim jest dostosowanie baz danych do nowych regulacji o ochronie danych osobowych RODO, a co za tym idzie czeka je aktualizacja baz danych zgodnych z RODO.
Warto pamiętać, że nowe unijne prawo dotyczy nie tylko nowo tworzonych baz danych. Nowym regulacjom podlegają również bazy utworzone przed 25 maja 2018 r. Wiele firm przez całe lata budowało bazy danych swoich klientów wykorzystując bezpośredni kontakt np. w sklepie stacjonarnym oraz rozmaite akcje prowadzone online takie jak np. konkursy.
Dobrym sposobem na pozyskanie nowych zgód klientów może być masowa wysyłka SMS. Zgodnie z dyrektywą RODO zgoda to „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.” Ponieważ taka zgoda może mieć formę pisemnego (w tym elektronicznego) oświadczenia do aktualizacji baz danych z powodzeniem można wykorzystać masową wysyłkę SMS. Pozyskać zgody można np. przy okazji innych działań komunikacyjnych skierowanych do klientów – np. podczas badań ankietowych prowadzonych przy użyciu SMS, konkursów konsumenckich oraz przeprowadzając standardową kampanię informacyjną. Osoba udzielająca zgody musi mieć wybór i taką zgodę wyrażać świadomie.
Kogo dotyczy aktualizacja baz danych?
Dyrektywy RODO wprowadzić muszą wszystkie firmy, które gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych, zarówno duże korporacje jak np.; instytucje finansowe, agencje marketingowe czy też niewielkie firmy rodzinne takie jak salon fryzjerski lub sklep internetowy. Z dniem wejścia nowego rozporządzenia w życie, firmy by uniknąć wysokich kar powinny usunąć dane osób fizycznych, od których nie udało się uzyskać nowych zgód. W myśl nowych regulacji, aktualizacji bazy danych można dokonywać tak jak do tej pory, przy różnych okazjach typu: przeprowadzenia konkursu lub ankietowania klientów.
Należy pamiętać, że naruszenie przepisów RODO może wiązać się z nałożeniem znaczących kar finansowych. Ich wysokość będzie zależała od tego, które wymaganie nowych przepisów zostanie niewypełnione, ale za niektóre czynności kara sięgnąć może nawet 4 proc. rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
Źródło: Infobip
