Odpowiedzialność zarządu za prowadzenie i nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych
[30.09.2016] Częstym pytaniem członków zarządu jest kwestia ich odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych w danym przedsiębiorstwie. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność z tego tytułu spoczywa na kierowniku jednostki.
Zakres tej odpowiedzialności obejmuje, m.in. wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Należy nadmienić, iż przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę musi zostać stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Rozwiązaniem tego problemu jest powierzenie obowiązku prowadzenia rachunkowości głównemu księgowemu. Przejęcie ww. obowiązków przez księgowego powinno mieć formę pisemną. Należy jednak zaznaczyć, że podpisanie takiego dokumentu przez głównego księgowego nie zwalnia automatycznie z odpowiedzialności za rachunkowość kierownika jednostki. Jest on bowiem w dalszym ciągu odpowiedzialny za nadzór nad wykonywaniem obowiązków, jakie zatrudnione przez niego osoby wykonują podczas prowadzenia przez nie ksiąg rachunkowych. Zatem nie ulega wątpliwości, że niezwykle istotne jest bardzo szczegółowe określenie w umowie o pracę lub innym dokumencie (potwierdzającym przejęcie odpowiedzialności) obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości przez głównego księgowego, a tym samym określenie granic tej odpowiedzialności.
Główny księgowy podlega jak każdy pracownik odpowiedzialności z ustawy Kodeks pracy.
Zgodnie z art. 115 oraz art. 119 k.p., pracownik odpowiada za szkodę rzeczywistą do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. A zatem gdyby księgowy wyrządził szkodę umyślnie, odpowiadałby w pełnej wysokości.
Jeżeli natomiast główny księgowy uczestniczy w pracach zarządu (jest członkiem), to w regulaminie organizacyjnym można określić operacyjną odpowiedzialność poszczególnych członków zarządu za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może być również przypisana w regulaminie odpowiedzialność jednemu z członków ścisłego kierownictwa jednostki (i niekoniecznie musi to być główny księgowy), o ile osoba ta posiada niezbędne pełnomocnictwa zarządu i ma zapewniony wpływ na zdarzenia finansowe i organizacyjne, które decydują o sytuacji majątkowej, finansowej i dochodowej jednostki. Jeżeli kierownikiem spółki jest zarząd wieloosobowy, ale została wskazana osoba-członek zarządu ponosząca odpowiedzialność organizacyjną za prowadzeni i/lub nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunków, wówczas pozostali członkowie zarządu od takiej odpowiedzialności są zwolnieni.
Mając na uwadze obecne brzmienie przepisów ustawy o rachunkowości na temat obowiązków oraz odpowiedzialności w zakresie rachunkowości, należy stwierdzić, że w interesie zarówno kierownika jednostki, jak i głównego księgowego leży wspólne ustalenie odpowiednich zasad i metod działalności jednostki, bieżącego zarządzania oraz systemu kontroli wewnętrznej, tak aby umożliwiały pracę w zgodzie z przepisami i natychmiastową reakcję na jakiekolwiek niepożądane zjawiska.
Treści dostarcza: OPTIMA Kancelaria Prawna
