Opłata transakcyjna a zwrot wydatków pracownika będącego w podróży służbowej
[31.12.2015] Kwestia zwrotu wydatków dla pracowników podróżujących służbowo od lat jest przedmiotem licznych interpretacji podatkowych oraz orzeczeń sądów administracyjnych.
Okazuje się, że prosty i krótki przepis regulujący zwolnienie w/w wydatków z podatku dochodowego od osób fizycznych dla wielu podatników nadal wydaje się nieprecyzyjny, co przedkłada się na liczbę zapytań do organów interpretacyjnych. W ostatnim czasie podatnik podniósł kwestię zwolnienia z opodatkowania zwrotu opłat, które bank pobiera w momencie wypłaty gotówki z bankomatu podczas podróży służbowej. Dyrektor Izby Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem podatnika i uznał, iż zwrot poniesionych przez pracownika wydatków nie generuje przychodu po stronie podatnika.
Pracownik był w trakcie podróży służbowej, której charakter wymagał dokonywania opłat za niektóre świadczenia gotówką. Przy tego typu transakcjach, część banków nadal pobiera prowizję z tytułu wypłat środków pieniężnych z bankomatów. Powyższa sytuacja ma miejsce w szczególności, gdy gotówka pobierana jest z bankomatu nienależącego do sieci banku, który wydał kartę debetową. Pracodawca, by nie narazić pracowników na dodatkowe koszty (z reguły niewielkie, gdyż standardowo prowizja od wypłat z "obcych" bankomatów wynosi około 5 zł), zdecydował się na pełną rekompensatę w/w kosztów.
Zdaniem Ministra Finansów tego typu opłata również korzysta ze zwolnienia, pod warunkiem, iż pobór gotówki z bankomatu jest związany z wydatkowaniem na cele biznesowe pracownika, będącego w podróży służbowej.
Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit) a ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Zwolnienie obejmuje więc diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, których limit wysokości określają odrębne przepisy. Do takich przepisów należy m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Analizując przepisy powołanego rozporządzenia należy zwrócić uwagę, iż pracownikowi przysługuje zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków – określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Takimi wydatkami mogą być m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Powyższe wskazuje, iż to sam pracodawca uznaniowo kreuje katalog wydatków, które są niezbędne do odbycia podróży służbowej. Jeśli więc pracodawca uzna, iż takim wydatkiem jest opłata/prowizja z tytułu wypłaty środków pieniężnych z bankomatu, nie ma przeciwskazań, by móc zastosować przedmiotowe zwolnienie.
Co istotne limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy PIT nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej (III SA/Wa 937/13 – wyrok WSA Warszawa z dnia 03 października 2013). W tej sytuacji wspomniane opłaty transakcyjne z tytułu wypłaty gotówki z bankomatu limitem objęte nie będą.
Warto zauważyć, że zarówno Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, jak i organy w wydanych wcześniej interpretacjach podkreślali, iż istotny dla zwolnienia jest sam fakt odbycia podróży służbowej przez pracownika. Tylko wtedy zastosowanie bowiem znajdą omawiane przepisy. Zgodnie z ugruntowanym w tym zakresie orzecznictwem, podróżą służbową na terenie kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.
Jeśli więc pracownik w rzeczywistości wykonuje zadanie służbowe zlecone przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy, w terminie i miejscu, który został wskazany przez pracodawcę, zwrot ponoszonych przez pracownika wydatków jest przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy PIT, jednakże zwolnionym z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy. Jak uznano w wydanej interpretacji "trudno bowiem uznać, iż poniesiony przez pracownika wydatek, zwrócony następnie przez pracodawcę nie jest niezbędny, skoro pobór gotówki z bankomatu nastąpił w uzasadnionych celach służbowych".
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 20 października 2015 roku – sygnatura: IBPB-2-1/4511-343/15/BJ.
Mateusz Wąsik, doradca podatkowy w KPMG w Polsce
Treści dostarcza: KPMG
