Uprawnienia kontrolne wspólnika w spółce z o.o.
[07.06.2015] Sprawy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi jej zarząd. Jest to zatem organ, który dysponuje najpełniejszą wiedzą na temat spółki i jej spraw. Wspólnik spółki nie prowadzi spraw spółki ani nie odpowiada za jej zobowiązania.
Wstęp
Dysponuje jednakże ustawowo zagwarantowanym prawem indywidualnej kontroli spółki. Wiedza zaś o spółce i jej sprawach to jedno z najcenniejszych dóbr. W aktualnym otoczeniu prawno-gospodarczym informacja stanowi bowiem cenne źródło gry rynkowej. Informacja jest dobrem ekonomicznym stanowiącym źródło przewagi rynkowej. Informacja ma swoją wartość, jest krótko mówiąc towarem. Informacja może stanowić także "broń strategiczną".
Przedsiębiorstwa czynią starania, aby ochronić informacje stanowiące ich tajemnicę handlową. Inni uczestnicy rynku czynią starania, aby pozyskać wiedzę o konkurencji. Legalnym wejściem w posiadanie informacji o konkurencji jest nabywanie akcji i udziałów spółek konkurencyjnych. Wspólnik konkurent, który nabędzie udziały danej spółki, będzie chciał pozyskać o niej jak najszerszą wiedzę. W oparciu o przepisy kodeksu spółek handlowych taki wspólnik będzie zatem chciał wykonywać uprawnienia kontrolne wspólnika lub też wprowadzi swojego reprezentanta do rady nadzorczej i uzyska dostęp do tajemnicy konkurencyjnej spółki.
Prawo indywidualnej kontroli wspólnika
Art. 212 § 1 kodeksu spółek handlowych stanowi, iż prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. Prawo to może zostać ograniczone lub wyłączone w umowie spółki w przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce (art. 213 § 3 ksh). Na prawo kontroli składają się trzy uprawnienia: przeglądanie ksiąg i dokumentów spółki, sporządzanie bilansu dla swego użytku lub żądanie wyjaśnień od zarządu.
Zaznaczyć należy, iż w wykonaniu pierwszego z wymienionych uprawnień nie wolno wynosić dokumentów poza siedzibę spółki, można jednakże sporządzać kopie czy też robić notatki. Prawo kontroli działa z mocy ustawy i przysługuje każdemu wspólnikowi bez względu na to, ile udziałów spółki w jej kapitale posiada. Uprawnienie to wspólnik może realizować samodzielnie albo łącznie z upoważnioną przez siebie osobą. Jeżeli nie zachodzą przesłanki określone w art. 212 § 2 ksh zarząd nie może odmówić udzielenia informacji czy wyjaśnień nawet tych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Powodem odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, udzielenia wyjaśnień czy udostępnienia dokumentów mogą być: uciążliwość kontroli dla spółki (np. nieustanne zasypywanie spółki pytaniami), kontrola spółki dla szykany jej organów, ale także możliwość odmowy przewidziana przepisami kodeksu spółek handlowych. Zarząd ma mianowicie możliwość odmówienia wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia wglądu do ksiąg i dokumentów spółki (nie można jednak przeszkodzić temu, aby wspólnik sporządził bilans dla swego użytku), jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę (tj. poniesie realną stratę lub też nie uzyska spodziewanych korzyści w dużej wysokości – por. art. 2 KSH w związku z art. 361 § 2 KC).
To spółkę obciąża dowód na okoliczność, ze istnieje uzasadniona obawa działania na szkodę spółki. Może to być na przykład podejmowanie przez wspólnika czynności konkurencyjnych, budzących uzasadnioną obawę wykorzystania informacji w sposób sprzeczny z interesem spółki, mogący wyrządzić jej znaczną szkodę. Odmowy może dokonać każdy członek zarządu, nie musi być to oświadczenie złożone zgodnie z reprezentacją spółki czy też zawarte w uchwale zarządu. W przypadku odmowy wspólnik może jednakże zażądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być podjęta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Uchwałą wspólnicy mogą zaakceptować lub nie stanowisko zarządu.
Po wyczerpaniu drogi korporacyjnej, w przypadku odmownej uchwały wspólników, wspólnikowi przysługuje jeszcze droga sądowa. Może on złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Możliwość złożenia przez wspólnika wniosku do sądu rejestrowego, o którym mowa powyżej, nie wyłącza wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały na podstawie art. 249 § 1 k.s.h.
Nadmienić należy, iż nadużycie prawa indywidualnej kontroli przez wspólnika może w niektórych przypadkach uzasadniać żądanie wyłączenia wspólnika (art. 266 ksh).
Nadzór wykonywany przez radę nadzorczą
W spółkach z o.o. może być ustanowiona rada nadzorcza, jeżeli zaś kapitał zakładowy przekracza 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25 ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkowe. W przypadku ustanowienia rady nadzorczej umowa spółki może wyłączyć lub ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników.
Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W celu wykonania swych obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Umową spółki można zatem uregulować zasadę kolegialnego sprawowania nadzoru. Istotne jest, iż w świetle przepisów prawa ani zarząd ani jakakolwiek inna zobowiązana do tego osoba nie może odmówić radzie nadzorczej wykonywania przysługujących jej uprawnień kontrolnych.
Podsumowanie
Wspólnik posiada zatem ustawowe instrumenty, którymi może się posłużyć aby pozyskać wiedzę o spółce. Zarząd ma obowiązek współpracować w tym zakresie z wnioskującym wspólnikiem, a ewentualne prawo odmowy musi być uzasadnione. Zarząd winien pamiętać o sankcji karnej za nieuzasadnioną odmowę udzielenia wyjaśnień osobie powołanej do nadzoru lub niedopuszczenie jej do sprawowania obowiązków. Zgodnie z art. 594 § 1 pkt 4 KSH, członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (oraz jej likwidator), który wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji czy też nie dopuszcza takiej osoby do wypełnienia jej obowiązków, podlega karze grzywny.
W spółce, której konkurent nabył udziały, może dojść do sytuacji, w której poprzez skuteczne wykonanie uprawnień kontrolnych wspólnika bądź poprzez umieszczenie wskazanej przez siebie osoby w radzie nadzorczej konkurencyjnej spółki, konkurent pozyska cenne informacje o spółce i jej sprawach. Racje wszystkich należy odpowiednio wyważyć. Interesy spółki chronione są co prawda przepisami ogólnymi (odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną spółce), rekomendowane jest jednakże stosowanie przez spółki dodatkowych zabezpieczeń poprzez stosowną redakcję postanowień umowy spółki, regulaminu rady nadzorczej, czy też zawieranie z członkami rad nadzorczych umów o zachowaniu poufności.
Należy pamiętać, iż nie jest dopuszczalne wyłączenie prawa kontroli tylko w odniesieniu do niektórych wspólników. Nadto, jeżeli stosowna regulacja nie znalazła się w umowie spółki i ma być wprowadzona poprzez jej zmianę, muszą na nią wyrazić zgodę wszyscy wspólnicy.
Agnieszka Raczyńska
adwokat
Treści dostarcza:
Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy sp.k.
