Procedura złożenia sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego

Procedura złożenia sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego

[18.08.2016] Obowiązek wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego według art. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 roku (Dz. U. nr 121, poz. 769, z późn. zm.) wynika z przepisów poszczególnych ustaw.

Uwagi wstępne

Obowiązek wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego według art. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 roku (Dz. U. nr 121, poz. 769, z późn. zm.) wynika z przepisów poszczególnych ustaw. Jednym z dokumentów, które należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego jest roczne sprawozdanie finansowe przewidziane przez ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. nr 121, poz. 591, z późn. zm.).

Podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego

Zakres podmiotowy ustawy określony został w art. 2 ustawy o rachunkowości. Na podmioty wskazane w tym przepisie został nałożony obowiązek stosowania zasad rachunkowości oraz rzetelnego i jasnego przedstawiania swojej sytuacji majątkowej i finansowej, a także wyniku finansowego. Wypełniając obowiązek podmioty sporządzają roczne sprawozdanie finansowe i przedkładają je do Krajowego Rejestru Sądowego.

Na kim ciąży odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania finansowego?

Według art. 4a ustęp 1 ustawy o rachunkowości osobami, które ponoszą odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania finansowego spełniającego wszelkie wymogi ustawowe są kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki.

Przez "kierownika” należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę; w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej – wspólników prowadzących sprawy spółki; w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd; w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości)*.

W myśl art. 4a ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z art. 4a ust. 1 (czyli obowiązku polegającego na sporządzeniu sprawozdania finansowego zgodnie z wymogami ustawy). Kierownik jednostki jest obowiązany przygotować sprawozdanie finansowe przestrzegając wielu zasad przewidzianych przez ustawę.

Jedną z nich jest zasada istotności (uregulowana w art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości), według której w dokumencie zawiera się wyłącznie informacje, których pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Poszczególne informacje są istotne, jeśli wszystkie informacje nieistotne o podobnym charakterze łącznie odbierane są jako istotne. Inną zasadą przewidzianych przez ustawę jest zasada ostrożności przy ocenie aktywów i pasywów.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik może powierzyć sporządzenie sprawozdania finansowego innemu podmiotowi lub przedsiębiorstwu za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Treść sprawozdania finansowego

Podstawowymi częściami składowymi sprawozdania finansowego są bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe, obejmujące wprowadzenie do sprawozdania finansowego, a także dodatkowe informacje i objaśnienia. Poszczególne jednostki wyróżnione przez ustawę w art. 45 ust. 3a-3c zobligowane są do dołączenia dodatkowych niezbędnych informacji do sprawozdania finansowego.

Ustawa o rachunkowości w art. 45 przewiduje możliwość tworzenia sprawozdania finansowego zgodnie z MSR. MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości – zostały wprowadzone rozporządzeniem nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady. Jednostki takie jak banki oraz emitenci papierów wartościowych dopuszczonych do publicznego obrotu mają obowiązek stworzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego zgodnie z MSR. Możliwość oparcia sprawozdania finansowego o MSR mają równeż jednostki takie jak emitenci papierów wartościowych dopuszczonych lub ubiegających się o dopuszczenie do publicznego obrotu na jednym z rynków regulowanych krajów EOG, podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej, w której jednostka dominująca sporządza skonsolidowane sprawozdanie zgodnie z MSR.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dostarczone dane powinny być sporządzone w języku polskim oraz w walucie polskiej. Art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż "kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy”. Sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez kierownika jednostki, a także osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia.

Według generalnej zasady zawartej w art. 53 ust. 1 zd. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przez "organ zatwierdzający” ustawa rozumie organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników.

Zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości  roczne sprawozdanie finansowe niektórych podmiotów, enumeratywnie wskazanych w art. 64 ust. 1-4, podlegają badaniu przeprowadzonemu przez biegłego rewidenta.

Przygotowane sprawozdanie finansowe wraz z niezbędną dokumentacją należy dostarczyć do właściwego miejscowo Krajowego Rejestru Sądowego. Odpowiedzialność za złożenie sprawozdania finansowego wraz z niezbędną dokumentacją spoczywa również na kierowniku. Rejestrem sądowym właściwym do złożenia sprawozdania będzie KRS właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu, którego wpis dotyczy.

Kierownik jednostki, na której nie spoczywa obowiązek przedstawienia rocznego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego, jest zobligowany do złożenia oświadczenia o braku takiego obowiązku.  

Procedura przed Krajowym Rejestrem Sądowym

Dane dotyczące sprawozdania finansowego umieszczane są w rejestrze przedsiębiorców w dziale 3 w formie wzmianki (art. 40 ustawy o KRS).

Art. 7 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wskazuje, że postępowanie przed sądem rejestrowym toczy się zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym (chyba że ustawa stanowi inaczej).

Art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje 7 dniowy termin na złożenie wniosku o wpis, od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Sąd wszczyna postępowanie na wniosek, jednakże w przewidzianych przez ustawę przypadkach sąd może wszcząć postępowanie z urzędu. Czynności w postępowaniu rejestrowym może wykonywać referendarz sądowy, z wyłączeniem prowadzenia rozprawy w tej sprawie. Sąd rejestrowy bada zgodność dokumentów pod względem formy i treści z przepisami prawa, sprawdza prawdziwość przedstawionych informacji, a także bada zgodność danych z rzeczywistym stanem. Biorąc pod uwagę przedmiot badania dokonanego przez sąd rejestrowy dokumenty powinny być dostarczone w oryginałach, ewentualnie w poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Zgodnie z przepisem art. 6945 § 1 k.p.c. wpis do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie postanowienia, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej. Co istotne, w myśl art. 6945 § 2 k.p.c. postanowienia co do istoty sprawy są skuteczne i wykonalne z chwilą ich wydania, z wyjątkiem postanowień dotyczących wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wpis do Rejestru polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych zawartych w postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie po jego wydaniu.

Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 20 ust. 1b ustawy o KRS).

autor:
Kamila Sawaszkiewicz, Kancelaria Nowosielski i Partnerzy – Adwokaci i Radcy Prawni z Gdańska

* Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Treści dostarcza: Kancelaria Nowosielski Gotkowicz i Partnerzy – Adwokaci i Radcy Prawni

Partner Portalu Skarbiec.biz

Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje doradztwo strategiczne dla osób zamożnych. Specjalizujemy się w tworzeniu kompleksowych strategii ochrony majątku prywatnego i firmowego oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.

Anonimizacja biznesu | Ochrona majątku | Przeniesienie majątku za granicę | Spółki za granicą | Private banking za granicą | Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi | Zarządzanie ryzykiem nadużyć | Reprezentacja w toku kontroli celno-skarbowej | Reprezentacja przy zwrocie VAT

Kancelaria Prawna Skarbiec – pewny partner w niepewnych czasach
Oceń ten artykuł: