Obowiązek wystawiania przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego
[22.04.2016] W przypadku podróży służbowej dokument polecenia wyjazdu służbowego wystawiany jest jako udokumentowanie odbycia podróży i kosztów z nią związanych, które służy rozliczeniu się z pracownikiem, jak również jest przydatne dla celów dowodowych w kwestiach opodatkowania, składek ZUS itp.
Nie jest to jednak obowiązkowe według przepisów powszechnie obowiązującego prawa. W wypadku więc, gdy pracownik wykonuje swoje zadania służbowe w regionie będącym jego miejscem pracy i gdy ustawowo nie przysługuje mu zwrot kosztów podróży, ani też dieta (gdyż nie odbywa podróży służbowej), wystawianie takiego dokumentu jest bezprzedmiotowe. Podnieść należy, iż zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Jeżeli pracownik wykonuje pracę polegająca na przemieszczaniu się na określonym regionie będącym jego miejscem pracy i to wynika z jego obowiązków jako pracownika, to nie odbywa podróży służbowej z uwagi na to, że podróż służbowa jest zjawiskiem wyjątkowym a więc nie może się mieścić w zakresie normalnych obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 9 grudnia 2010 r., sygn. akt: III AUa 949/10).
Natomiast w wypadku gdy pracodawca dobrowolnie przyznaje pracownikowi świadczenia z takiego tytułu, dokument polecenia wyjazdu będzie jak najbardziej przydatny i dopuszczalny w kwestiach rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem. Dla usunięcia wszelkich wątpliwości co do obowiązków jakie ciążą na pracowniku, pożądaną sytuacją jest zapisanie takiego obowiązku wypełniania dokumentu polecenia wyjazdu w źródłach zakładowego prawa pracy tj. w regulaminie lub nawet indywidualnie w umowie o pracę.
Polecenie wyjazdu służbowego, w wypadkach gdy pracownikowi w ogóle nie jest wypłacany zwrot kosztów podróży (która w świetle art. 775 kodeksu pracy podróżą służbową nie jest), może stanowić jeden z elementów prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy i wynika z treści art. 149 § 1 kodeksu pracy, w zakresie wyznaczonym przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Jest więc dopuszczalne, że jednym z elementów potrzebnych do ewidencjonowania czasu pracy (faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin) będzie wypełnianie przez pracowników polecenia wyjazdu służbowego, nawet jeżeli nie jest to podróżą służbową w rozumieniu art. 775 kodeksu pracy. Po raz kolejny jednak należy podkreślić, iż warto, aby obowiązek wypełniania takiego dokumentu był określony w źródłach wewnętrznego prawa pracy, a więc regulaminie lub umowie o pracy.
Autor: dr Marcin Wojewódka, radca prawny
Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Treści dostarcza: www.iuslaboris.pl Sp. z o.o., patron merytoryczny Wojewódka i Wspólnicy Sp.k.
