Monitoring płatności, jako narzędzie szybkiej poprawy spływu należności
[25.05.2009] Jednym z elementów zarządzania należnościami, a tym samym zapobiegania problemom związanym z płynnością finansową, jest monitoring należności.
Idea tej usługi i siła jej efektywności opiera się na wczesnym nadzorowaniu należności już od momentu wystawienia faktury. Windykator ustala ze swoim klientem zasady działań, biorąc pod uwagę stosunki z odbiorcami, specyfikę branży, średnią wartość należności, ilość wystawianych faktur w ciągu miesiąca, terminy płatności oraz indywidualne wymagania kontrahenta. Dodatkowo – by nie zakłócać dobrych relacji z odbiorcami – na etapie monitoringu kontaktuje się z nimi tylko i wyłącznie w imieniu klienta.
Warto kompleksowo?
Może on zdecydować się na monitoring kompleksowy, połączony z windykacją należności lub też na samą usługę monitoringu. O ile ta druga opcja może się wydawać wystarczająca, to jednak w przypadku monitoringu kompleksowego, kiedy klient decyduje się na całościowe zarządzanie swoimi należnościami, efekty są dużo bardziej widoczne.
Kontrahent już na etapie monitoringu informowany jest o ewentualnych konsekwencjach braku zapłaty polegających na rozpoczęciu procedury windykacyjnej, co w następstwie braku wpłaty zostaje realizowane. W przypadku zastosowania samego monitoringu kontrahent może mieć poczucie, że klient odstąpił od realizacji tych czynności.
Technika monitoringu
W zależności od przyjętych zasad firmy, która przeprowadza monitoring, usługa ta najczęściej obejmuje trzy telefony do firmy. Pierwszy i drugi telefon wykonywany jest zazwyczaj przed terminem płatności faktury. Celem tych rozmów jest przede wszystkim potwierdzenie otrzymania przez płatnika poprawnie wystawionej faktury, przypomnienie o terminie jej uregulowania lub ustalenie ewentualnego późniejszego terminu płatności.
Trzeci telefon następuje po upływie uzgodnionego terminu. Celem tego kontaktu jest ostateczne wezwanie do zapłaty i poinformowanie firmy o skierowaniu sprawy do windykacji w przypadku braku wpłaty. Monitoring trwa około 30 dni, zaś po tym terminie należności, które nie zostały uregulowane, zostają przekazane z powrotem do klienta lub też przechodzą automatycznie do windykacji przedsądowej.
Stała współpraca
Koniecznym warunkiem prawidłowego przebiegu monitoringu jest stała współpraca między zleceniodawcą a firmą monitorującą. Przekazywanie wymaganych informacji odbywa się najczęściej za pomocą systemu komputerowego. Klienci przekazują pakiety faktur do nadzoru, zestawienia terminowych wpłat oraz inne ważne informacje mogące mieć wpływ na przebieg rozmów z odbiorcami. Natomiast firma windykacyjna informuje klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.
Wymierne korzyści
O rosnącej popularności tej usługi decydują szybko odczuwalne efekty. Firmy odczuwają korzyści z wprowadzenia monitoringu swoich należności w dwóch płaszczyznach czasowych. W krótkim okresie zauważalne jest znaczne skrócenie spływu należności. Następuje też znacząca poprawa bieżącej płynności finansowej wierzyciela. Równocześnie ma miejsce obniżenie kosztów obsługi klienta – ze względu na znacznie niższy koszt obsługi należności.
Poprawa dyscypliny
Natomiast w aspekcie długofalowym poprawia się dyscyplina płatnicza odbiorców, ograniczony też zostaje poziom ryzyka związanego z kredytowaniem swoich kontrahentów. Zmniejsza się udział należności trudno ściągalnych w całym portfelu, zaś należności trafiające w dalszej kolejności do windykacji są młodsze i dzięki krótszemu okresowi przeterminowania łatwiej ściągalne. Nie bez znaczenia wydaje się także i to, że uporządkowanie sytemu nadzoru należności pozwala na ich pełną kontrolę i zwiększa komfort pracy osób odpowiedzialnych za finanse firmy.
Wydajna metoda
Z przeprowadzonych przez nas analiz wynika, że skuteczność kompleksowej usługi zarządzania należnościami, która łączy monitoring i windykację, waha się w granicach od 85 do nawet 97 proc. w zależności od branży. Taki sukces można odnieść tylko, gdy działania rozpoczyna się wcześnie i są prowadzone w sposób konsekwentny i perfekcyjnie skoordynowany w czasie.
Monika Kordaś
Autorka jest kierownikiem ds. operacyjnych w biurze windykacji Coface Poland
Więcej na ten temat w "Gazecie Finansowej".
źródło: "Gazeta Finansowa"
