Nocleg w podróży niebędącej podróżą służbową, a PIT
[26.04.2013] Kwestia opodatkowania zwróconych pracownikom kosztów, z tytułu odbywanych przez nich wyjazdów nie mających charakteru podróży służbowych, może budzić wątpliwości.
W orzecznictwie organów podatkowych funkcjonuje bowiem pogląd, że wartość przedmiotowych świadczeń, finansowanych przez pracodawcę na podstawie wystawionej na pracodawcę faktury (rachunku), w związku z brakiem możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF, stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 tej ustawy, od którego pracodawca, jako płatnik, zobowiązany jest pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, łącznie z pozostałymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu (tak stwierdził np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 8 listopada 2012 r., sygn. ILPB2/415-754/12-4/TR oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2012 r., nr IPPB2/415-152/12-3/MG).
Ewentualnie, w zakresie zwrotu tego rodzaju kosztów, organy wskazują na możliwość zastosowania zwolnienia z opodatkowania zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PDOF, a dotyczącego wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie to ma jednak zastosowanie tylko do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a dodatkowo tylko wówczas, gdy podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.
Z drugiej jednak strony, abstrahując od treści zwolnień podatkowych, w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów noclegu istnieje możliwość obrony poglądu, że świadczenie to nie powoduje powstania przychodu po stronie pracownika, o ile będzie to uzasadnione okolicznościami wyjazdu, w których bardziej racjonalne jest wykupienie noclegu niż powrót do miejsca zamieszkania. Z tym, że wymaga to wykazania tych okoliczności, z których wynikać będzie, że np. znaczna odległość miejsca wykonywania czynności służbowych od miejsca zamieszkania czyni niezasadnym powrót, albo też, spotkanie z kontrahentami odbywa się z dala od miejsca zamieszkania oraz zaplanowane jest o wczesnej porze, w związku z czym niezbędny jest przyjazd na miejsce spotkania w dniu wcześniejszym, itp.
W takim przypadku można by więc uznać, że pracownik wykonujący swoje obowiązki i nocując w hotelu faktycznie nie osiąga korzyści mających osobisty charakter, co uzasadniałoby stwierdzenie, że tym samym nie uzyskuje przychodu podatkowego, który należałoby opodatkować. Wydatki te nie mają bowiem związku z celami prywatnymi pracownika, a wyłącznie z celami służbowymi realizowanymi na rzecz przedsiębiorcy.
Przedstawiona argumentacja może okazać się niewystarczająca dla organów podatkowych, które niekorzystne podatnikom podejście prezentują również w kwestii innych wydatków zwracanych pracownikom (m.in. przedstawicielom handlowym, których wyjazdy nie stanowią podróży służbowych) np. w postaci kosztów parkowania samochodów służbowych czy przejazdów autostradami, chociaż w tej materii można niekiedy liczyć na korzystniejszą dla podatników wykładnię przepisów.
W powołanej już interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie czytamy, że: "w sytuacji, gdy pracownicy do wykonywania określonych czynności służbowych (zadań służbowych) w imieniu i na rzecz Spółki wykorzystują samochody służbowe i Spółka pokrywa koszty przejazdów (zakup paliwa, opłaty parkingowe), gdzie przedstawiciele handlowi płacą firmową kartą kredytową lub też gotówką prywatną, która jest im zwracana po przedstawieniu przez nich dokumentów do rozliczenia, pracownicy nie uzyskują przychodu z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym po stronie Spółki nie powstaje obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych".
Tymczasem świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdów, parkowania, jaki i ewentualnego zakwaterowania, powinny być traktowane jako zapewnienie warunków służących prawidłowemu wykonaniu pracy np. przedstawicieli handlowych, a w związku z czym niestanowiące przychodu ze stosunku pracy dla tych osób. Tym samym nie znajduje uzasadnienia także różnicowanie skutków podatkowych, w zależności od charakteru świadczenia zapewnianego pracownikowi (nocleg, czy koszty związane z eksploatacją samochodu), jak niekiedy czynią to organy podatkowe.
Wyjeżdżając poza siedzibę spółki, pracownicy wykonują swoją pracę na rzecz pracodawcy, a obowiązkiem tego drugiego podmiotu jest umożliwienie im realizacji nałożonych zadań. Wobec powyższego niezasadnym byłoby obciążanie ich z tego tytułu obowiązkiem zapłaty podatku, skoro świadczenia tego typu nie służą celom osobistym tych osób. Przy takim podejściu nie można jednak wykluczyć ryzyka sporu z organami, zalecana jest więc ostrożność przy kwalifikowaniu kosztów wyjazdów zwracanych pracownikom.
Dorota Gaweł
Konsultant podatkowy ECDDP
Treści dostarcza: ECDDP sp. z o.o.
