Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) wydał 20 marca 2020 r. komunikat ws. nagrywania rozmów telefonicznych z klientami w branży inwestycyjnej w okresie pandemii koronawirusa.
ESMA, z ang. European Securities and Markets Authority w swoim dokumencie zaleca przyjęcie rozwiązań, które ułatwią bankom i firmom inwestycyjnym komunikowanie się z klientami w czasie trwania pandemii wirusa COVID-19. Wymogi i uwarunkowania tej komunikacji przewiduje Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE z dnia 15 maja 2014 r.w sprawie rynków instrumentów finansowych oraz zmieniająca dyrektywę 2002/92/WE i dyrektywę 2011/61/UE (Dz.Urz. UE z 12.06.2014 r., L 173/349), zwany dyrektywą MiFID II (z ang. Markets in Financial Instruments Directive). Wybuch epidemii koronawirusa i jego globalne rozprzestrzenianie się stworzyło poważne, bezpośrednie wyzwania dla społeczeństw, gospodarek i instytucji finansowych. Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych wydał niniejsze oświadczenie w celu wyjaśnienia kwestii dotyczących stosowania przez instytucje kredytowe i firmy inwestycyjne wymogów MiFID II w przedmiocie rejestrowania rozmów telefonicznych.
MiFID II stanowi, że obowiązkowe rejestry prowadzone przez firmy obejmują, m.in., rejestrowanie rozmów telefonicznych dotyczących co najmniej transakcji zawieranych w ramach transakcji na własny rachunek oraz świadczenia usług w zakresie zleceń klientów, które dotyczą przyjmowania, przekazywania i realizacji zleceń.
Firmy mogą zezwolić pracownikom na korzystanie z urządzeń przenośnych w celu podejmowania działań związanych z transakcjami zawieranymi na własny rachunek oraz świadczeniem usług w zakresie zamówień klientów. Obejmuje to urządzenia będące własnością firmy, które są wyraźnie dopuszczone do użytku, ale i urządzenia, które są własnością osobistą pracowników, ale są używane do prowadzenia odpowiednich rozmów. Ważne jest jedynie, by firma podejmowała wszelkie kroki w celu uniemożliwienia pracownikowi prowadzenia, wysyłania lub odbierania rozmów telefonicznych i korespondencji elektronicznej za pomocą urządzeń, których firma nie jest w stanie zarejestrować lub skopiować.
Firmy są zobowiązane do ustanowienia, wdrożenia i prowadzenia skutecznej polityki rejestrowania rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej. Polityka ta powinna zatem uwzględniać odpowiednie wymogi dotyczące urządzeń przenośnych. Polityka ta powinna obejmować, między innymi, fakt, że dane muszą być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, a osoby zainteresowane nie powinny mieć możliwości usuwania zapisów. Powinna ona obejmować to, co dzieje się z danymi/urządzeniem w przypadku opuszczenia firmy przez pracownika lub inną osobę zainteresowaną oraz to, co dzieje się w przypadku utraty lub kradzieży urządzenia. Ponadto powinna również określać częstotliwość przekazywania danych z urządzenia mobilnego (będącego własnością prywatną lub wyraźnie dopuszczonego do użytku przez firmę) do własnej bazy danych firmy.
W przypadku gdy nie można wprowadzić w życie powyższych ustaleń, przedsiębiorstwa są zobowiązane do przyjęcia wszelkich alternatywnych metod w celu zapewnienia pełnej zgodności z obowiązującymi wymogami regulacyjnymi, takich jak stosowanie nagrywalnych połączeń elektronicznych jako alternatywy dla rozmów telefonicznych.
ESMA przyznaje jednak, że biorąc pod uwagę wyjątkowe okoliczności powstałe w wyniku wybuchu epidemii COVID-19, mogą pojawić się pewne scenariusze, w których – niezależnie od kroków podjętych przez przedsiębiorstwo – rejestrowanie odpowiednich rozmów może być niewykonalne (na przykład ze względu na nagłą pracę zdalną znacznej części personelu lub brak dostępu klientów do narzędzi komunikacji elektronicznej).
Jeżeli w ramach tych wyjątkowych scenariuszy przedsiębiorstwo nie będzie w stanie nagrywać komunikatów głosowych, ESMA oczekuje, że rozważy ono, jakie kroki alternatywne może podjąć w celu ograniczenia ryzyka związanego z brakiem nagrywania. Mogłoby to obejmować np. wykorzystanie pisemnych protokołów lub notatek z rozmów telefonicznych przy świadczeniu usług na rzecz klientów, pod warunkiem uprzedniego poinformowania klienta o niemożności nagrania rozmowy, ale w zamian sporządzenia pisemnego protokołu lub notatki z rozmowy. W tych scenariuszach firma powinna również zapewnić zwiększone monitorowanie i przegląd odpowiednich zleceń i transakcji.
ESMA oczekuje, że firmy dołożą wszelkich starań, aby zapewnić, że powyższe środki będą tylko tymczasowe, i że nagrywanie rozmów telefonicznych zostanie jak najszybciej przywrócone.
Redakcja Portalu Skarbiec.biz
