Rynek konferencyjny w Polsce na tle Europy cz. I
[23.09.2014] Istniejące wcześniej w kraju sale biznesowo-konferencyjne uległy metamorfozie, wcześniej nierzadko mało atrakcyjne obiekty stały się bardzo dobrze zorganizowanymi miejscami. Polska dogania pod tym względem kraje Europy Zachodniej.
Tegoroczny raport "Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce" to już trzecia edycja tych badań. Te, których rezultaty przedstawiamy poniżej, przeprowadzono w kwietniu 2014 r. na 224 respondentach w postaci hoteli i obiektów szkoleniowo-konferencyjnych zlokalizowanych na terenie całego kraju. Zostali oni wybrani w drodze losowej, a sam kwestionariusz przeprowadzono poprzez internetową ankietę.
Rynek konferencyjny w Polsce na tle Europy
Istniejące wcześniej w kraju sale biznesowo-konferencyjne uległy metamorfozie, wcześniej nierzadko mało atrakcyjne obiekty stały się bardzo dobrze zorganizowanymi miejscami. Polska dogania pod tym względem kraje Europy Zachodniej, oferując usługi na coraz wyższym poziomie. Potwierdzenie tego stanu rzeczy stanowi ubiegłoroczna Konferencja Klimatyczna zorganizowana w Warszawie, która przez uczestników została uznana za najlepszą tego typu imprezę od 13 lat. Goście podkreślali, że warunki panujące na Stadionie Narodowym, stworzone przez Międzynarodowe Targi Poznańskie, były lepsze od tych spotykanych nawet w RPA, Katarze czy Danii.
Co istotne, polskie miasta nie muszą ze sobą wzajemnie konkurować w znaczącym stopniu, ponieważ każde z nich posiada na tyle zróżnicowaną infrastrukturę, że może stanowić alternatywę dla innych i przyciągać różnych gości. Pozycja Polski jako miejsca destynacji konferencyjnej w Europie Południowo-Wschodniej została zresztą potwierdzona w opublikowanym opracowaniu branżowego portalu Kongres (Central and Southeast Europe Meetings Industry Magazine). W rankingu na najlepsze lokalizacje konferencyjne dwa polskie miasta, Kraków oraz Gdańsk, zajęły odpowiednio piąte oraz dziewiąte miejsce. Już samo znalezienie się na tej liście stanowi niewątpliwy zaszczyt, co dowodzi, jakie zmiany zaszły w tym zakresie w kraju na przestrzeni lat. Niemniej, pomimo coraz lepszej jakości, nadal wiele pozostaje do zrobienia.
Zgodnie z raportem Roba Davidsona, EIBTM 2013, Polska wciąż jest poza dziesiątką państw organizujących najwięcej spotkań międzynarodowych (na czele tej listy są Singapur, Japonia i USA3). Zgodnie z raportem opublikowanym w 2014 r. przez MPI (Meeting Professionals International) przewiduje się wzrost rynku konferencyjnego w Europie o 2,4%4 i tendencję do powrotu do stanu sprzed kryzysu z uwagi na zakładany przez większość badanych wzrost uczestnictwa w spotkaniach konferencyjnych. Raport EIBTM 2013 pozostaje ostrożniejszy i asekuracyjnie zaznacza, że wzrosty mogą dotyczyć wyłącznie najsilniejszych rynków, czyli Niemiec oraz Wielkiej Brytanii, a w pozostałych przypadkach można oczekiwać raczej stabilności lub niewielkich spadków w granicach 1-2%.
Co bada "Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce 2014"?
Raport przeprowadzono z punktu widzenia hotelarzy i obiektów szkoleniowo-konferencyjnych. Umożliwia poznanie najnowszych trendów, stanowiąc cenne źródło informacji o sytuacji w branży i działaniach niezwykle konkurencyjnego otoczenia, pozwalając jeszcze lepiej poznać specyfikę rynku, a przede wszystkim utrzymać usługi na możliwie najwyższym poziomie poprzez dostosowanie oferowanych warunków do wymagań klientów. Badanie wskazuje też prognozy na najbliższą przyszłość. W raporcie podane zostały wyniki z aktualnej edycji oraz porównano je z rezultatami otrzymanymi w ostatnich dwóch latach. Pozwoliło to na otrzymanie nowych statystyk oraz uzyskanie pewnych interesujących danych. Część skupiająca się na omówieniu najskuteczniejszych metod promocji może przyczynić się do wdrożenia skuteczniejszych działań marketingowych, które umożliwią dotarcie do jeszcze szerszego grona klientów.
W tej części prezentujemy uzyskane wyniki ilościowe dotyczące liczby organizowanych wydarzeń, biorących w nich udział osób, miejsc, gdzie odbywają się eventy, a także środków finansowych potrzebnych do organizacji wydarzeń biznesowych. Pokazujemy też, jak rok 2014 prognozują ankietowani. W drugiej odsłonie wskażemy działania promocyjne, jakie podejmują respondenci, sposoby pozyskiwania klientów, zdobywania/powiększania wiedzy o branży konferencyjnej, omówimy oczekiwania organizatorów szkoleń.
Czy turystyka biznesowa to tylko szkolenia?
Wcześniej już kilka razy wspomniano o szkoleniach i konferencjach. Warto jednak zaznaczyć, że turystyka biznesowa to nie tylko te wydarzenia, choć zajęły one bezapelacyjne pierwsze dwa miejsca wśród spotkań organizowanych w ankietowanych obiektach. Szkolenia wskazało 91% respondentów (odpowiedzi nie sumowały się do 100%), a konferencje 66%, dlatego też raport będzie się skupiał przede wszystkim na tych aspektach. Zauważyć jednak trzeba dwukrotny wzrost – w porównaniu z ubiegłorocznym badaniem – liczby rekrutacji, które coraz częściej przeprowadzane są przez przedsiębiorstwa w obiektach zewnętrznych. Wśród odpowiedzi "inne" wymieniono m.in. warsztaty kreatywne, konferencje naukowe i międzynarodowe, kolacje, lunche czy targi.
Organizator szkolenia, czyli…?
Na szkolenia i konferencje decydują się najczęściej małe i średnie przedsiębiorstwa (28%), firmy szkoleniowe (25%) oraz w mniejszym zakresie duże firmy i korporacje (20%). Jaka branża najczęściej organizuje te imprezy? Na pierwszym miejscu pozostały usługi finansowe, chociaż ich odsetek w porównaniu z zeszłym rokiem uległ sporej obniżce (o 18%). Z niewielką korektą na odpowiednio drugim oraz czwartym miejscu znalazły się branże medyczno-farmaceutyczna oraz handlowa, które zanotowały podobny spadek. Wyniki potwierdzają, że to właśnie ich przedstawiciele są odpowiedzialni w największej mierze za organizację imprez w ankietowanych obiektach. Sytuacja taka utrzymuje się od kilku lat, co świadczy o tym, że właśnie te branże dysponują odpowiednim zapleczem finansowym niezbędnym do organizacji takich wydarzeń.
Wydaje się również, że istnieje tam po prostu największe zapotrzebowanie na takie usługi z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności. Na trzecim miejscu niespodziewanie znalazła się branża edukacyjno-naukowa ze sporym odsetkiem organizatorów – na poziomie 50%. Podobnie jak w poprzednich latach, również tegoroczne badanie wskazało, że większość z klientów decydujących się na organizację szkolenia lub konferencji posiada swoją główną siedzibę zlokalizowaną w województwie mazowieckim (69%). Mniejsza ich liczba przyjeżdża z województw małopolskiego i śląskiego (po 26%) czy też wielkopolskiego i dolnośląskiego (po 20%).
Praktycznie nie można zaobserwować organizatorów z województw lubuskiego czy też podkarpackiego, podlaskiego oraz opolskiego. Interesujące wnioski pojawiają się po zestawieniu pochodzenia organizatorów oraz tego, jakie obiekty są przez nich wybierane. Organizator planuje biznesowe spotkanie w województwie, z którego pochodzi. Jest to jak najbardziej racjonalne zachowanie, choćby z uwagi na bliskość, czas oraz ewentualne dodatkowe koszta. Są jednak pewne wyjątki od tej reguły. Organizatorzy z woj. kujawsko-pomorskiego decydują się częściej na wynajem sali w woj. pomorskim.
Może to świadczyć o kiepskiej infrastrukturze obiektów występujących w miejscu ich lokalizacji. Również organizatorzy z województw wielkopolskiego oraz mazowieckiego decydują się na organizację szkoleń i konferencji w innych częściach Polski. W przypadku tych regionów trudno mówić o braku odpowiedniej infrastruktury. Wynika to raczej z pewnych względów prestiżowych i poszukiwania najciekawszych lokalizacji bez względu na dzielącą odległość. W przypadku największych organizatorów zlokalizowanych w województwie mazowieckim może to również świadczyć o tym, że ich główna siedziba jest zlokalizowana właśnie tam, natomiast filie odpowiedzialne za dane wydarzenie znajdują się w innych miejscach, dlatego imprezy dla nich organizowane są w innych województwach.
Jak często szkolą się firmy?
O ile zeszłoroczny raport odnotowywał spadek liczby szkoleń, a najczęstszym ich przedziałem było 11-35 (30%), to badanie z 2014 r. wskazuje na tendencję wzrostową. O ponad połowę zwiększyła się liczba ankietowanych organizujących między 36 a 75 szkoleniami, a liczba ośrodków organizujących ich powyżej 100 pozostała na podobnym poziomie. Jeśli chodzi o konferencje, to spadła liczba obiektów organizujących ich najmniej i najwięcej, wzrósł za to przedział 7-36. Zauważalny jest wzrost zainteresowania szkoleniami w stosunku do konferencji. Szkolenia trwają najczęściej dwa dni (66% wskazań), zmniejszyło się za to zainteresowanie jednodniowymi wydarzeniami (20%).
Biznesowi turyści W szkoleniach i konferencjach bierze udział różna liczba uczestników. Najczęściej wymienianą odpowiedzią było 11-30 osób (ponad 70%), często wskazywano też przedział 51-100, wybrany przez 38% spośród ankietowanych obiektów. Otrzymane wyniki potwierdzają dotychczasowy pozytywny trend w postaci wzrostu liczby uczestników organizowanych wydarzeń. Ile sal szkoleniowo-konferencyjnych czeka na uczestników? Dominował przedział 3-4, co stanowi wzrost w porównaniu z ubiegłorocznymi rezultatami, gdzie przeważała odpowiedź 1-2.
Pojemność sal jest różna. Istnieją obiekty bardzo małe, których największa sala konferencyjna może pomieścić zaledwie 18 uczestników szkolenia lub też konferencji. Na rynku występują jednak także obiekty bardzo duże, mogące przyjąć w jednej sali jednorazowo powyżej 1000 gości. Uśredniając otrzymane wyniki, obiekty posiadają największą salę szkoleniowo-konferencyjną mieszczącą 225 uczestników, czyli obiekty średniej wielkości.
Jeśli środek tygodnia, to mamy szkolenie
Rozkład organizacji szkoleń i konferencji charakteryzuje się pewnymi wahaniami oraz stałymi trendami, które dotyczą zarówno miesięcy, w których organizowana jest największa ich liczba, jak i popularności poszczególnych dni tygodnia. Analiza taka jest bardzo przydatna, gdyż wskazuje, w jakim okresie istniejące obiekty mogą spodziewać się największego obłożenia, kiedy należy rozpocząć poszukiwania potencjalnych zainteresowanych organizacją imprez oraz na jakie dni/ miesiące należy znaleźć inne sposoby zagospodarowania wolnych pomieszczeń. Najwięcej wydarzeń odbywa się niezmiennie we wrześniu i październiku. Drugim gorącym okresem w branży są miesiące od marca do czerwca, ze szczególnym naciskiem położonym na maj.
Okres wakacyjny z uwagi na urlopy nie sprzyja organizacji konferencji oraz szkoleń. Podobnie zresztą okres od grudnia do lutego, który także cieszy się małą popularnością. Wynika to z gorszej pogody utrudniającej podróże, licznych przerw (świątecznej oraz noworocznej) czy też dopinania budżetu za miniony rok i dopiero ustalania nowego. Rozkład szkoleń i konferencji na przestrzeni tygodnia również jest silnie zróżnicowany. Najwięcej imprez odbywa się we wtorki, czwartki oraz środy. Najmniejszą popularnością cieszy się piątek oraz z oczywistych względów dni weekendowe, czyli sobota i niedziela.
Co jest ważne dla organizatorów?
Według respondentów ich obiekty najczęściej wyróżniają się pozytywnie lokalizacją (52%), dopasowaniem do potrzeb klientów (49%) oraz jakością obsługi (37%). Tendencja taka utrzymuje się już od kilku lat, co świadczy o tym, że pierwsze dwie odpowiedzi niezmiennie są najistotniejszymi czynnikami dla organizatorów imprez szkoleniowo-konferencyjnych. W porównaniu do ubiegłego roku znacząco wzrosła liczba obiektów, które zdają sobie sprawę z wysokich wymagań, jakie stawiają przed nimi organizatorzy, dlatego w dużej mierze skupiają się na jakości obsługi (wzrost o 42%).
Finanse
Autorzy kwestionariusza badali także kwestie finansowe. Przeciętny koszt organizacji szkolenia w badanych obiektach już od kilku lat pozostaje na podobnym poziomie i mieści się w przedziale cenowym pomiędzy 2 a 4 tys. zł (30%). Z kolei przeciętny koszt organizacji konferencji pozostaje na podobnym poziomie co w ubiegłorocznym badaniu i wynosi 5-10 tys. zł. Wzrosła przy tym liczba konferencji najtańszych, a spadła liczba najdroższych. Wynika to ze zwiększonej konkurencji na tym rynku, a z uwagi na zwiększone zainteresowanie rynkiem szkoleń i spadkiem popularności konferencji, obiekty zaczynają ze sobą konkurować niższą ceną.
Prognozy na rok 2014
Na popularność szkoleń wpływ miało także dofinansowanie ze środków unijnych z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nowy program przyjęty na lata 2014-2020 zakłada obniżenie dotychczasowego poziomu finansowania. Okazuje się jednak, że respondenci są dość optymistyczni – większość z nich prognozuje, że rok 2014 będzie dla nich dobry lub też nie przyniesie znaczących zmian.
Wnioski
Podsumowując tę część raportu: idealna oferta szkoleniowo-konferencyjna posiada przynajmniej 4 sale konferencyjne o zróżnicowanej wielkości, z dużą salą mogącą pomieścić przeciętnie 100-200 uczestników. Statystyczny klient szkoleniowo-konferencyjny to firma z województwa mazowieckiego, opierająca swoją pracę głównie na przedstawicielach handlowych (branże usług finansowych oraz medyczna i farmaceutyczna), organizująca imprezę w okresie od września do października lub od marca do czerwca we wtorek, czwartek lub środę. Zarówno konferencje, jak i szkolenia nadal trwają przeciętnie dwa dni, a wyniki wskazują, że chociaż spadkowi podlega średni czas trwania konferencji, to jednak wydłuża się on w przypadku organizowanych szkoleń.
Wyzwaniem dla organizatorów mogą być potencjalnie niższe środki pozostające do dyspozycji organizatorów imprez szkoleniowych, pochodzące z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na najbliższe lata. Mimo tego wzrasta liczba szkoleń, natomiast częstotliwość organizacji konferencji nie zmieniła się znacząco. Zwiększyła się liczba uczestników biorących udział w tych wydarzeniach. W odpowiedzi na to zwiększa się pojemność sal szkoleniowo-konferencyjnych. Jest to sytuacja pozytywna, a otrzymane wyniki pozwalają optymistycznie patrzeć na najbliższy rok.
Druga część raportu Rynek konferencyjny w Polsce na tle Europy jest dostępna tutaj.
Na podst. raportu serwisu salebiznesowe.pl oraz magazynu Biznes Hotel