Sześć kryzysowych błędów urlopowych, czyli jak przygotować się do urlopu, żeby wracając, zastać firmę w dobrej kondycji
[08.06.2016] Wakacje to w wielu branżach tzw. sezon ogórkowy, czas rozluźnienia, odpoczynku, połowę krótszych dojazdów do pracy. Jednak właśnie to ciepłe letnie dni są czasem największych kryzysów firmowych.
Po części właśnie z powodu rozluźnienia, a z drugiej strony ze względu na ten sam "ogórkowy sezon" w mediach, które muszą znaleźć tematy zastępcze dla codziennych relacji z wojen politycznych. Jak przygotować swój zespół i zminimalizować ryzyko kryzysu przed urlopem, opisujemy w krótkim zestawieniu sześciu kryzysowych błędów urlopowych.
Brak instrukcji
Sprawdź, uaktualnij lub po powierz specjalistom stworzenie crisis book
Dobrze przygotowana księga kryzysowa pełni funkcję instrukcji dla zespołu. Warto, aby była sporządzona przez specjalistów i stale uaktualniana. Sama instrukcja okaże się jednak zupełnie bezużyteczna, jeśli pracownicy nie będą jej znali lub przynajmniej nie będą wiedzieć, gdzie jej szukać.
Niewiedza
Pamiętaj: brak wiedzy powoduje kryzysy
Nikt nie wie o potencjalnych kryzysach w prowadzonych projektach lepiej niż osoba nimi zarządzająca. Idąc na urlop, należy przygotować zestawienie "niezamkniętych" spraw oraz potencjalnych sytuacji kryzysogennych wraz ze wskazaniem rozwiązań albo źródeł, skąd owe rozwiązania wziąć.
Nieumiarkowanie
Social media – zdjęcie wakacyjne czasem nazbyt dużo zdradza
Wakacyjna rozluźniona atmosfera powoduje mniejszą ostrożność w prowadzeniu własnych profili społecznościowych. Pamiętajmy jednak, że social media, nawet jeżeli wierzymy, iż mają odbiorców ograniczonych tylko do naszych znajomych, są medium! Zastanów się trzy razy przed upublicznianiem zdjęć wakacyjnych – Twój wizerunek jest wizerunkiem Twojej firmy.
Niesamodzielność
Ustalenie kaskady – poziomów kryzysu do kontaktu
Zdarza się, że zespół pozostający w biurze nie wie, jak reagować na trudne sytuacje i z łatwością popada w jedną ze skrajności. Bojąc się samodzielnie podjąć decyzję, kontaktuje się z przełożonym pozostającym na urlopie z każdą, nawet najdrobniejszą sprawą. Na drugim biegunie są zespoły, które paraliżuje strach przed niepokojeniem szefa. Wtedy najczęściej zwlekają z reakcją do czasu jego powrotu. Oba te przypadki są bardzo niebezpieczne dla istnienia i wizerunku firmy – można ich uniknąć, tworząc proste wytyczne z hierarchią ważności spraw, z którymi zespół powinien się zwracać do przełożonego.
Opieszałość
Poinformuj pracowników – poinformuj klienta
Często z ważną kwestią zwleka się do ostatniej chwili, nie inaczej jest w relacjach pracownik – przełożony i firma – klient. Klienci i pracownicy, wiedząc o twoim urlopie zawczasu, będą mogli zaplanować swoje projekty i potrzeby, aby nie niepokoić cię podczas wypoczynku. Poinformuj ich odpowiednio wcześniej o swoich zamiarach i przedstaw osobę, która będzie cię zastępować. Autoresponder w przeddzień urlopu nie wystarczy!
Marnotrawstwo
Odpocznij… naprawdę odpocznij
Nie zmarnuj wakacji sobie ani rodzinie. Pamiętaj, że urlop jest czasem, w którym regenerujesz siły na następny rok. Jeżeli nie ma takiej potrzeby, nie dzwoń i nie kontroluj swoich pracowników – nie pozwoli ci to realnie odpocząć, będzie wyrazem nieufności i przełoży się na brak samodzielności zespołu.
Dewaluacja słowa "kryzys"
W dzisiejszym świecie, w dużej mierze rządzonym przez social media i inne nowoczesne środki przekazu, kryzysem nazywa się każde zjawisko mogące odbijać się choćby w znikomym stopniu na wizerunku firmy. Dewaluacja słowa "kryzys" spowodowała, że mamy coraz więcej specjalistów, szkoleń i prezentacji dotyczących zarządzania kryzysowego. Niestety większość z nich nie wspomina, że w ich pracy bazują przede wszystkim na doświadczeniach kryzysów lifestylowych, o zdecydowanie lżejszej specyfice. Osoby te często nigdy nie doświadczyły pracy przy trudnych projektach, których konsekwencje mogą dotyczyć życia i zdrowia wielu osób, takich jak: zwolnienia grupowe, duże inwestycje, procesy gospodarcze i karne. Klienci – często bardzo doświadczeni przedsiębiorcy, widząc propozycje działań, które w żaden sposób nie przystają do ich sytuacji, rezygnują z jakiejkolwiek profesjonalnej pomocy lub, co gorsza, przystają na sugestie tzw. specjalistów.
Tymczasem kryzys to nie żart, to nie jętka jednodniówka czy projekt, który później można zgłosić do branżowych konkursów, to niekiedy życie i zdrowie setek osób i ich rodzin. Warto podejść do jego rozwiązania z należytą uwagą.
Michał Nowak
Właściciel i dyrektor zarządzający Okaeri Consulting
Treści dostarcza: magazyn Businesswoman & life
